10 trucs infaillibles pour augmenter votre pouvoir d’attraction

​Il n’est jamais trop tôt pour commencer à faire la promotion de votre congrès. La notoriété et l’intérêt se bâtissent à long terme. Même si vous n’acceptez pas encore d’inscriptions, vous devez déjà être en mode recrutement de participants.

1. Appliquez la règle de « trois »

Appliquez la règle de trois pour les communications avant le congrès. Bâtissez un plan de communication qui permettra de toucher vos trois publics cibles (participants, exposants et commanditaires) au moins trois fois avant la date à laquelle vous souhaitez connaître leur décision.

2. Créez le suspense

Certains organisateurs de congrès dévoilent progressivement leur programmation, tout d’abord avec les conférenciers vedettes, ensuite avec le programme élargi, puis ils terminent avec les ateliers et les activités plus pointues. Ce procédé donne l’occasion de communiquer souvent avec la clientèle tout en renouvelant sans cesse le message.

3. Tous les moyens sont bons

Ne lésinez pas sur le nombre de moyens à employer pour les atteindre. Utilisez tous les médias et outils de communication disponibles. Servez-vous de la poste, du téléphone, de la publicité, des courriels pour des communications stratégiques, et exploitez le Web pour fournir de l’information et permettre les inscriptions en ligne.

4. Ne négligez pas les relations de presse

Surtout si vous attirez des conférenciers de renom! La presse professionnelle et certains grands médias sont toujours à l’affût de sujets intéressants. Un reportage bien placé peut valoir son pesant d’or en retombées, tant pour les congressistes que pour les commanditaires.

5. Créez un message séduisant

Votre campagne doit faire vibrer des cordes sensibles chez votre clientèle cible. Dynamisez votre outil promotionnel en y intégrant des visuels puissants qui évoquent des avantages tangibles ou intangibles pour les participants.

6. Donnez des détails

Il est faux de croire que les gens ne lisent pas. Si votre message est pertinent, percutant et bien ciblé, votre public cible sera friand de détails. Mais attention à la longueur : aussi long que nécessaire pour bien motiver les gens, mais pas un mot de plus… chaque mot a sa valeur!

7. Incitez à l’action

Il est essentiel d’interpeller les gens et de les inciter à agir avec des slogans et phrases accrocheurs. Faites-le systématiquement dans tous vos messages, et plus d’une fois. Donnez clairement des dates butoirs pour s’inscrire à tarif réduit et respectez ces dates à la lettre.

8. Récompensez les lève-tôt

Les gens ont de plus en plus tendance à attendre au dernier moment pour s’inscrire. Alors, même si votre programme est très alléchant, offrez un incitatif financier aux gens qui s’inscrivent soixante jours et plus à l’avance. Et assurez-vous que le rabais accordé est substantiel.

9. Attirez les foules

N’hésitez pas à offrir des tarifs spéciaux pour les groupes de participants d’une même entreprise ou d’un même organisme. Cependant, avant de le faire, analysez le genre d’inscriptions que vous avez déjà, afin de ne pas diminuer vos revenus en accordant un rabais à ce qui est déjà acquis.

10. Évitez les absences

Une fois que vos inscriptions sont compilées, votre travail n’est pas terminé. Rappelez les personnes inscrites 7 à 10 jours avant l’événement, pour leur rafraîchir la mémoire. En rappelant à vos participants que votre congrès est vraiment incontournable, vous réduirez le nombre d’annulations de dernière minute.