Tant qu’Affaires : organiser un évènement qui se démarque

Une question à se poser en amont

La première étape d’une stratégie d’affaires réussie réside en notre capacité à répondre de manière claire et détaillée à la question « pourquoi j’organise cet évènement ? ». La réponse déterminera si l’évènement sera une expérience immersive ou s’il se déroulera dans un lieu conventionnel. La décision se prend en fonction de la nature de l’évènement. S’agit-il d’une formation, d’un atelier, d’une conférence ou d’une célébration ? En fait, il est impératif que la nature de l’évènement permette d’atteindre les objectifs spécifiques de l’évènement, par exemple, un renforcement d’équipe, le démarchage de nouveaux clients, la promotion d’un service ou toute autre finalité.

Définir les objectifs de l’évènement

Comme nous l’avons mentionné précédemment, il est impératif de définir clairement les objectifs d’un évènement. Pour bien y arriver, il convient de suivre quelques lignes directrices très précises. Il faut, entre autres, faire l’exercice suivant :

• Établir quel est le public cible
• Déterminer quels sont les résultats attendus
• Définir l’ambiance souhaitée

Bien entendu, pour bien arrimer l’évènement aux besoins et attentes spécifiques à chaque groupe cible, il faut posséder une compréhension approfondie des personas. S’agit-il de clients actuels, de clients potentiels, de partenaires commerciaux, de professionnels, etc. ?

• Quels sont leurs secteurs d’activité et leurs professions, leur niveau d’expérience ?
• Quels sont leurs besoins et leurs attentes ?
• D’où proviennent-ils ?
• Quels types de séances, ateliers ou activités seraient les plus pertinents pour le groupe cible que vise l’évènement ?

Miser sur l’accessibilité

L’accessibilité en matière de transport est, sans conteste, l’une des clés pour réussir un évènement d’affaires. Les participant(e)s doivent non seulement pouvoir s’y rendre facilement ou accéder sans problème à certaines installations selon les besoins, mais la dimension de durabilité et d’écoresponsabilité doit désormais être prise en compte dans chaque décision. Il faut donc prendre en considération :

• la proximité des transports publics et informer les participant(e)s des différentes options (métro, bus, tramway, etc.);
• l’organisation d’un transport par navettes depuis des points stratégiques vers le lieu de l’évènement ou des endroits tiers;
• la mise en place de transports dédiés pour certains groupes tels que les participant(e)s en provenance de régions éloignées;
• la possibilité de covoiturer et d’offrir des incitatifs pour ceux qui choisissent cette option, par exemple, des places de stationnement réservées;
• l’accessibilité cycliste et piétonne (à Laval, par exemple, on compte 300 kilomètres de pistes cyclables);
• l’accès à des stations vélos en libre-service.

Cependant, l’accessibilité va bien au-delà du transport et englobe également la manière dont l’évènement sera compris et praticable pour tous les participants et participantes, indépendamment de leurs capacités. Dans un souci d’équité et d’égalité, voici quelques pistes de solutions pour accroître cette accessibilité :

• proposer plusieurs formats pour les communications (ex. : texte, audio, vidéo, etc.);
• aménager l’espace pour faciliter la circulation des personnes en fauteuil roulant ou ayant d’autres limitations physiques;
• utiliser des technologies d’assistance pour les personnes malentendantes;
• proposer des applications mobiles avec des fonctionnalités d’accès comme des guides vocaux;
• mettre en place une équipe d’assistance sur place pour répondre aux besoins spécifiques;
• faites appel aux services d’interprètes.

Sortir hors des sentiers battus

Pour se différencier, pour faire d’un évènement réussi un évènement que les personnes présentes voudront revivre et que celles qui n’y étaient pas se feront un devoir de ne pas rater la prochaine édition, il est recommandé d’intégrer des éléments novateurs comme :

• utiliser l’intelligence artificielle pour stimuler la créativité ou augmenter l’accessibilité;
• proposer des activités axées sur le bien-être (par exemple, à Laval, il est possible de combiner urbanité et amour de la nature, puisque la destination compte huit grands boisés à proximité où il est possible de pratiquer une foule de sports);
• prolonger le séjour d’affaires en voyage d’agrément (par exemple, plusieurs hôtels de Laval ont des chambres et suites avec cuisinette et sont situés tout près d’attraits majeurs, un combo parfait pour voyager avec la famille et faire basculer le voyage d’affaires en séjour d’agrément);
• utiliser des codes QR pour, par exemple, remplacer les cartes professionnelles, éviter les horaires sur papier, faciliter les inscriptions, simplifier la participation aux activités, etc.;
• permettre aux participants et aux participantes de se procurer des formules de repas ou de collations personnalisées en fonction de leurs habitudes ou intolérances afin d’accommoder le plus grand nombre et de limiter le gaspillage alimentaire, à l’instar du concept du comptoir gourmand que l’on trouve au Sheraton Laval.

Anticiper les dates

L’anticipation des dates est cruciale lors de la planification d’un évènement et il importe d’avoir une certaine flexibilité afin de s’adapter aux contraintes potentielles de la salle, de l’hôte ou du client. Par exemple, on peut penser :

• au manque de main-d’œuvre ou aux problèmes d’approvisionnement pour les salles,
• à la disponibilité des dates envisagées,
• aux objectifs et à la promesse d’affaires du client.

Pour éviter les malentendus, les frustrations et les risques de compromettre la qualité de l’évènement, une communication proactive est de rigueur. Pour certaines personnes, LA solution se résume à faire appel à l’équipe du Simplificateur, spécialiste dans l’art de faire le pont entre tous les intermédiaires et de réduire les imbroglios possibles ainsi que le stress inutile.

Si vous souhaitez garantir le succès et la fluidité de votre événement, contactez l’équipe du Simplificateur dès aujourd’hui pour discuter de vos besoins spécifiques et découvrir comment nous pouvons vous aider à atteindre vos objectifs.