Médias sociaux : 5 ingrédients de base pour vos évènements d’affaires

Le recours aux médias sociaux dans le domaine événementiel est devenu un incontournable. Toutefois, beaucoup d’entreprises en sont encore à leur début dans l’utilisation de ces puissants outils médias ou hésitent toujours à les associer à leur événement. Voici un petit retour à la base, question de se rappeler l’utilité des médias sociaux et l’utilisation qu’on peut en faire.

1. Le pouvoir de l’image

Dans la vie comme dans les médias sociaux, on a rarement une deuxième chance de faire une bonne impression. Notre conseil : montrez-vous sous votre plus beau jour! L’utilisation de photos authentiques et de bonne qualité augmentent considérablement les chances d’être vu, répondu et partagé. Humanisez aussi votre organisation en demandant aux membres de votre équipe d’interagir en son nom et en publiant des photos et vidéos qui racontent leur expérience personnelle au cœur de votre événement.

2. Chaque événement a son histoire

Une autre bonne façon d’humaniser sa présence sur les médias sociaux est de consacrer plusieurs publications au récit de votre événement, aux histoires qui ont façonné son organisation et son déroulement, et aux souvenirs qu’il a laissés. Avant, pendant ou après votre événement, vous aurez assurément une foule d’anecdotes à raconter. Avant, vous pourrez rappeler des souvenirs à vos participants en publiant des clichés des meilleurs moments de l’édition précédente ou encore les informer de l’avancement des derniers préparatifs. Pendant, partagez des photos de vos participants en pleine action durant les ateliers de travail, les réunions ou autres activités. Après, mettez en lumière les commentaires ou citations émis par les participants durant l’événement en prenant soin de les identifier. Profitez aussi de l’occasion pour remercier vos partenaires et commanditaires pour leur apport au succès de votre événement en mettant toujours les personnes au premier plan.

3. Gestionnaire de communauté à la rescousse

Votre présence sur les médias sociaux doit d’être planifiée et coordonnée avec rigueur et tact et toujours être en concordance avec l’image que vous désirez véhiculer. Pour ce faire, désignez le porteur de ballon de votre stratégie sur les médias sociaux, idéalement une seule personne qui aura réponse à tout et à tout moment! Votre gestionnaire de communauté peut s’occuper de :

• Trouver le bon angle de communication pour susciter un maximum d’interactions
• Transmettre aux membres de l’équipe les bons messages à véhiculer ou les réponses à donner dans différentes situations
• Diffuser les événements au moment opportun et informer les participants des changements ou des nouvelles de dernière minute
• Gérer en direct les commentaires et répondre aux questions
• Assurer une interaction avec les participants
• Et bien plus encore

4. Du réel dans le virtuel

La communication se base sur le partage, peu importe la façon dont elle est véhiculée. Pour encourager vos participants à se joindre à la conversation, qu’ils soient commanditaires, conférenciers, exposants ou congressistes, vous pouvez amorcer le dialogue en allant « aimer », « suivre » ou « ajouter » les comptes des médias sociaux de vos partenaires. Par contre, évitez de faire des demandes d’ajout automatique ou avec des messages préfabriqués et privilégiez des communications personnalisées avec les bonnes personnes.

Pertinence, répétition et régularité, voilà une recette simple qui vous permet de multiplier vos chances de rayonner sur les médias sociaux

5. Les médias sociaux sont partout

Pertinence, répétition et régularité, voilà une recette simple qui vous permet de multiplier vos chances de rayonner sur les médias sociaux et de maximiser les retombées. Toutes les occasions sont bonnes pour rappeler à vos participants votre présence sur les différents réseaux sociaux et leur donner des occasions d’interagir avec vous. Une fois votre mot-clic (hashtag) choisi, n’hésitez pas à le diffuser dans tous vos outils de communication tels que :

• Discours divers (ouverture, pause-café, présentation, etc.)
• Affichage et articles promotionnels
• Présentation de vos conférenciers
• Programmation
• Signature de courriel
• Formulaire d’inscription et sondage de satisfaction
• Etc.